През 1998 г. по решение на Ректорския съвет, към отдел Секретариат и деловодство е създаден Университетски архив. От септември 2004 г. по решение на Академичния съвет Университетският архив е преобразуван в самостоятелен отдел в структурата на администрацията на СУ “Св. Климент Охридски” със следните задачи:
- В рамките на своята компетентност разработва и издава нормативни
и методически пособия, необходими за осигуряване на организацията на работа с архивните документи на Университета;
- Приема, обработва, съхранява и предоставя за използване архивните документи;
- Изгражда научно-справочен апарат и внедрява водещи информационни технологии в работата с архивните документи;
- Осигурява по определен ред необходимата на университетското ръководство, както и на преподавателския и административния състав, управленска и справочна информация;
- Извършва популяризаторска и научноизследователска дейност и публикува материали, свързани с историята и дейността на Университета;
- Осъществява връзките с органите за управление на Държавния архивен фонд и със сродни български и чуждестранни институции;
- Служи като база за обучение по архивистика и документалистика на студенти, докторанти и специализанти.
Университетският архив изпълнява следните функции:
- Приема, отчита и съхранява излезлите от текуща употреба документи на Ректората, факултетите и самостоятелните звена на СУ “Св. Кл. Охридски;
- Проверява при приемане на документите тяхното обработване и разпределение по дела;
- Води на отчет, събира и съхранява личните фондове на ректори и дългогодишни преподаватели в Университета, получени чрез дарение или завещание;
- Усъвършенства описите на делата и съставя допълнителен справочен апарат;
- Определя реда и организира използването на документите;
- Методически контролира формирането, оформянето и запазването на делата по факултети и самостоятелни звена до предаването им в Университетския архив или ТД “Държавен архив – София”;
- Осигурява провеждането на експертиза за определяне ценността на документите на Университета;
- Подготвя и предава документите в ТД “Държавен архив-София”;
- Провежда методическа дейност и контрол в структурите на Университета.